Nous présentons ici très succinctement le modèle de cycle de ventes au sein de Dynamics 365.
Celui-ci peut se représenter à l’aide du schéma suivant :
Chacun des 5 carrés fléchés ci-dessus représente ce que l’on appelle une « entité ». Le cycle de ventes complet comprend 5 entités partant du « Prospect » jusqu’à la « Facture ». Il faut bien comprendre que ce cycle complet doit généralement être adapté à la façon de travailler de chaque entreprise. Notamment, il est assez courant que les factures ne soient pas réalisées dans l’outil de CRM. Ce n’est pas l’objectif d’un CRM de faire des factures, mais plutôt celui d’un ERP. L’entité « Facture » pourra alors soit être supprimée, soit être interfacée avec votre logiciel de facturation.
Les « Prospects »
Les « prospects » ou « leads », ou « pistes » ou encore « vivier » permettent de modéliser tous les contacts pouvant potentiellement aboutir à des relations business. Un prospect peut avoir pour origine une simple carte de visite. Dynamics 365 permet d’ailleurs de créer un prospect à partir d’une carte de visite scannée. Une source classique de prospect est également le formulaire contact du site web de l’entreprise, un call-to-action sur le site web, des fichiers marketing achetés sur Internet…
Un prospect a vocation a être soit abandonné, soit converti (on parle de « promotion de lead »). Cette promotion permettra de générer des entités compte, contact et opportunité à partir de ce prospect peu qualifié.
Les « Opportunités »
Une opportunité commerciale permet de qualifier plus précisément une vente potentielle avec des services et/ou des produits qui pourraient intéresser le client. Une opportunité peut être évaluée en terme de chiffre d’affaire possible, mais également en terme de probabilité de succès, de date d’échéance espérée.
L’ensemble des opportunités ouvertes à un moment donné permet donc de visualiser un « pipe commercial », et donc de prévoir les ventes à venir.
Les « Devis »
L’opportunité commerciale peut être transformée en devis dès lors que le client a exprimé un souhait d’achat. Le devis peut être édité selon des modèles de fusion Word pour envoie au client en PDF. Des échanges emails, courriers, téléphones peuvent être rattachés à ce devis et le client concerné.
Il est par ailleurs possible de créer directement un devis sans passer par une opportunité.
Les « Commandes »
Nous rentrons ici dans un processus plus proche de l’ERP que du CRM. Cependant, cette entité peut être utilisée à profit :
- soit par des petites structures qui souhaitent se passer d’ERP et tout gérer dans le CRM
- soit en lecture seule pour visualiser des données de bon de commandes générés par un autre système informatique et interfacé avec le CRM
Ici également, il est possible de concevoir des modèles de fusion Word, comme avec toutes les entités de Dynamics 365.
Les « Factures »
Élément final de la vente, la facture est également modélisée dans Dynamics 365. Tout comme pour la commande, cette entité sera utilisée soit par des petites structures, soit interfacée avec un système de facture existant.